Правила та умови

ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ

ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ ТА ЗАХИСТУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Дата останнього оновлення: 24 серпня 2026 року

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

E-BROKER SYSTEM SRL приділяє особливу увагу захисту приватності та безпеки персональних даних своїх клієнтів, їхніх представників, користувачів вебсайту та інших осіб, з якими Компанія взаємодіє у зв’язку з наданням митних та супутніх послуг.

Ця Політика конфіденційності визначає порядок збору, використання, передачі, зберігання та захисту персональних даних компанією E-BROKER SYSTEM SRL, а також права суб’єктів персональних даних.

Обробка персональних даних здійснюється відповідно до:

  • Закону Республіки Молдова № 195/2024 про захист персональних даних;
  • Митного кодексу Республіки Молдова № 95/2021;
  • застосовного податкового, бухгалтерського та митного законодавства;
  • інших нормативно-правових актів, що застосовуються до діяльності E-BROKER SYSTEM SRL.

Ця Політика застосовується, зокрема, до персональних даних, що збираються через вебсайт www.e-broker.md, електронні форми, Особистий кабінет, електронне листування, а також у процесі надання послуг з митного представництва та супроводу.

2. ОПЕРАТОР ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Оператором персональних даних є:

E-BROKER SYSTEM SRL
IDNO: 1016600013859
Республіка Молдова, мун. Кишинеу
Адреса діяльності/для контактів: MD-2037, вул. Індустріале, 69, офіс 205
E-mail: office@e-broker.md
Вебсайт: www.e-broker.md

З усіх питань, пов’язаних з обробкою персональних даних, а також для реалізації прав, передбачених законодавством, суб’єкт персональних даних може звернутися за адресою:

office@e-broker.md

3. КАТЕГОРІЇ СУБ’ЄКТІВ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

E-BROKER SYSTEM SRL може обробляти персональні дані таких категорій осіб:

  • клієнтів — фізичних осіб;
  • адміністраторів, працівників та представників юридичних осіб — клієнтів;
  • експортерів, імпортерів та одержувачів товарів;
  • перевізників та водіїв транспортних засобів;
  • осіб, уповноважених представляти клієнтів;
  • постачальників та договірних партнерів;
  • осіб, персональні дані яких містяться в комерційних, транспортних або митних документах;
  • користувачів вебсайту www.e-broker.md;
  • користувачів Особистого кабінету;
  • осіб, які звертаються за інформацією, консультаціями або послугами через електронні форми, електронну пошту, телефон чи інші канали зв’язку.

4. ЯКІ ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ МИ ОБРОБЛЯЄМО

Залежно від запитуваної послуги та застосовних законодавчих вимог E-BROKER SYSTEM SRL може обробляти такі категорії персональних даних.

4.1. Ідентифікаційні дані

Зокрема:

  • ім’я та прізвище;
  • IDNP;
  • серія та номер документа, що посвідчує особу, якщо такі відомості необхідні для виконання митних формальностей;
  • підпис;
  • інформація про повноваження та представництво;
  • інші ідентифікаційні дані, необхідні для здійснення митних формальностей.

4.2. Контактні дані

Зокрема:

  • номер телефону;
  • адреса електронної пошти;
  • поштова адреса, адреса проживання або адреса доставки, якщо така інформація необхідна для виконання запитуваної операції.

4.3. Дані юридичних осіб та їхніх представників

Зокрема:

  • найменування компанії;
  • IDNO/фіскальний код;
  • посада контактної особи;
  • дані адміністраторів або представників;
  • дані уповноважених осіб;
  • професійні контактні дані.

4.4. Дані, пов’язані з митними та комерційними операціями

Може оброблятися інформація, що міститься в таких документах:

  • митні декларації;
  • комерційні рахунки/invoice;
  • packing list;
  • AWB;
  • CMR;
  • договори;
  • замовлення та підтвердження замовлень;
  • платіжні документи;
  • банківські документи, необхідні для підтвердження вартості операції;
  • сертифікати походження;
  • дозвільні документи;
  • дозволи, ліцензії та сертифікати;
  • транспортні документи;
  • довіреності;
  • листування, пов’язане з митною операцією;
  • скриншоти або інші підтвердження придбання товарів;
  • документи та відомості, запитувані Митною службою Республіки Молдова або іншими компетентними органами.

4.5. Дані про транспортні засоби

Залежно від конкретної операції можуть оброблятися:

  • реєстраційний номер тягача та/або причепа;
  • дані, що містяться в CMR;
  • інформація про перевізника;
  • відомості, необхідні для митного декларування або транзитних процедур.

4.6. Технічні дані

Під час використання вебсайту або Особистого кабінету можуть автоматично оброблятися певні технічні дані, зокрема:

  • IP-адреса;
  • дата та час доступу;
  • інформація про браузер і використовуваний пристрій;
  • технічні журнали та журнали безпеки;
  • дані, пов’язані з автентифікацією;
  • інформація, необхідна для запобігання несанкціонованому доступу та виявлення інцидентів безпеки.

5. ДАНІ, ЩО МІСТЯТЬСЯ У ЗАВАНТАЖЕНИХ ДОКУМЕНТАХ

Користувачі можуть передавати через форми на сайті www.e-broker.md документи, необхідні для надання митних послуг.

Такі документи можуть містити персональні дані як самого заявника, так і інших осіб.

Особа, яка передає документи, повинна надавати лише ті відомості, які є необхідними та релевантними для запитуваної послуги, і не повинна передавати надмірні персональні дані, які не потрібні для відповідної процедури.

Якщо надані документи містять спеціальні категорії персональних даних, такі дані оброблятимуться лише в тій мірі, в якій їх обробка є необхідною та існує відповідна законна підстава.

6. ЦІЛІ ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

E-BROKER SYSTEM SRL обробляє персональні дані переважно з таких цілей.

6.1. Надання митних послуг

Зокрема для:

  • оформлення митних декларацій на імпорт та експорт;
  • оформлення декларацій H1 та H6;
  • здійснення транзитних операцій;
  • представлення інтересів клієнта у відносинах з Митною службою Республіки Молдова;
  • тарифної класифікації товарів;
  • визначення митної вартості;
  • аналізу комерційних і митних документів;
  • надання консультацій з митних питань;
  • супроводу отримання дозволів та дозвільних документів;
  • підготовки документів, необхідних для здійснення митних процедур;
  • взаємодії з компетентними органами.

6.2. Укладення та виконання договірних відносин

Дані можуть оброблятися для:

  • ідентифікації клієнта;
  • підготовки та виконання договорів;
  • опрацювання запитів;
  • виставлення рахунків за послуги;
  • ведення обліку операцій;
  • комунікації з клієнтом.

6.3. Виконання юридичних обов’язків

E-BROKER SYSTEM SRL, діючи як митний представник, зобов’язана зберігати та надавати певні документи та інформацію компетентним органам у випадках і протягом строків, встановлених законодавством.

6.4. Управління Особистим кабінетом

Персональні дані можуть використовуватися для:

  • створення облікового запису клієнта;
  • автентифікації;
  • перевірки особи користувача;
  • надання доступу до архіву документів і декларацій;
  • безпечного обміну документами;
  • управління правами доступу;
  • забезпечення безпеки облікового запису.

6.5. Комунікація

Дані можуть використовуватися для надання відповідей на:

  • запити, подані через форми вебсайту;
  • запити на консультацію;
  • повідомлення електронною поштою;
  • телефонні звернення;
  • звернення через інші доступні канали зв’язку.

6.6. Безпека інформаційних систем

Технічні дані можуть оброблятися для:

  • захисту вебсайту та Особистого кабінету;
  • запобігання несанкціонованому доступу;
  • виявлення спроб шахрайства;
  • виявлення технічних інцидентів;
  • захисту ІТ-інфраструктури та документів клієнтів.

6.7. Захист прав і законних інтересів Компанії

Зокрема для:

  • встановлення, здійснення або захисту правових вимог;
  • розгляду скарг та вирішення спорів;
  • запобігання шахрайству;
  • ведення обліку здійснених операцій.

7. ПРАВОВІ ПІДСТАВИ ОБРОБКИ

Залежно від конкретної ситуації обробка персональних даних здійснюється на одній або кількох із таких правових підстав.

Виконання договору або вжиття заходів до його укладення

Коли обробка необхідна для надання послуги, запитаної клієнтом.

Виконання юридичного обов’язку

Коли E-BROKER SYSTEM SRL зобов’язана обробляти або зберігати певну інформацію відповідно до митного, податкового, бухгалтерського чи іншого застосовного законодавства.

Законний інтерес E-BROKER SYSTEM SRL

Наприклад:

  • забезпечення безпеки інформаційних систем;
  • запобігання шахрайству;
  • управління відносинами з клієнтами;
  • захист прав Компанії;
  • ведення обліку, необхідного для діяльності Компанії.

Законний інтерес застосовується лише тоді, коли права та основоположні свободи суб’єкта персональних даних не мають переважної сили над відповідним інтересом Компанії.

Згода

Згода використовується як правова підстава лише тоді, коли це вимагається законодавством або коли відповідна обробка не може здійснюватися на іншій законній підставі.

Суб’єкт персональних даних може відкликати свою згоду в будь-який час. Відкликання згоди не впливає на законність обробки, здійсненої до її відкликання.

8. ОБОВ’ЯЗКОВИЙ ХАРАКТЕР ПЕВНИХ ДАНИХ

Для виконання митних формальностей певна інформація є обов’язковою відповідно до законодавства або необхідною для виконання запитуваної послуги.

За відсутності необхідних даних E-BROKER SYSTEM SRL може не мати можливості:

  • ідентифікувати особу, яку представляють;
  • перевірити комерційні документи;
  • підготувати митну декларацію;
  • подати документи до митних органів;
  • надати запитувану послугу.

Отже, відмова від надання обов’язкових даних може призвести до неможливості надання відповідної послуги.

9. КОМУ МОЖУТЬ ПЕРЕДАВАТИСЯ ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ

E-BROKER SYSTEM SRL не продає і не передає персональні дані з метою їх комерційного перепродажу.

У випадках, коли це необхідно та дозволено законодавством, персональні дані можуть передаватися:

  • Митній службі Республіки Молдова;
  • іншим компетентним державним органам та установам;
  • установам, що беруть участь у видачі дозвільних документів або сертифікатів;
  • поштовим операторам і перевізникам, якщо це необхідно для відповідної операції;
  • постачальникам ІТ-послуг, хостингу, технічного обслуговування та кібербезпеки;
  • постачальникам послуг електронної пошти та зв’язку;
  • постачальникам бухгалтерських або юридичних послуг;
  • судам, правоохоронним органам або іншим державним органам у випадках, передбачених законом;
  • іншим обробникам даних, які надають E-BROKER SYSTEM SRL послуги, необхідні для діяльності Компанії.

Особи, які обробляють персональні дані від імені E-BROKER SYSTEM SRL, зобов’язані дотримуватися вимог конфіденційності та безпеки, встановлених законодавством і відповідними договірними відносинами.

10. GOOGLE reCAPTCHA

Для захисту електронних форм від автоматизованих повідомлень, спаму та зловживань вебсайт www.e-broker.md використовує сервіс Google reCAPTCHA.

Під час використання цього сервісу Google може обробляти певні технічні дані, включаючи IP-адресу, інформацію про пристрій та відомості про взаємодію користувача з вебсайтом.

Використання reCAPTCHA регулюється застосовною Політикою конфіденційності та Умовами використання Google.

11. ПЕРЕДАЧА ДАНИХ ЗА МЕЖІ РЕСПУБЛІКИ МОЛДОВА

У зв’язку з використанням окремих технологічних послуг, що надаються міжнародними постачальниками, деякі технічні дані можуть оброблятися з використанням інфраструктури, розташованої за межами Республіки Молдова.

У таких випадках E-BROKER SYSTEM SRL вживає відповідних заходів для забезпечення того, щоб передача персональних даних здійснювалася відповідно до законодавства про захист персональних даних і з належними гарантіями.

12. ОСОБИСТИЙ КАБІНЕТ І БЕЗПЕКА ДОСТУПУ

Особистий кабінет є електронним середовищем, призначеним для клієнтів E-BROKER SYSTEM SRL, і може містити документи та інформацію, пов’язані з митними операціями.

Для зниження ризику несанкціонованого доступу можуть застосовуватися додаткові механізми автентифікації та безпеки.

Користувач зобов’язаний:

  • зберігати конфіденційність даних для входу;
  • не передавати пароль або інші засоби автентифікації третім особам;
  • повідомити E-BROKER SYSTEM SRL у разі підозри на несанкціонований доступ до облікового запису.

13. СТРОК ЗБЕРІГАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

E-BROKER SYSTEM SRL зберігає персональні дані лише протягом періоду, необхідного для досягнення цілей, для яких вони були зібрані, а також для виконання встановлених законом обов’язків.

Документи, пов’язані з митними операціями

Такі документи зберігаються протягом строку, встановленого застосовним митним законодавством, як правило, не менше 5 років, або довше, якщо це передбачено законодавством чи якщо триває перевірка, спір або інша відповідна процедура.

Договірні, бухгалтерські та податкові документи

Зберігаються протягом строків, встановлених бухгалтерським, податковим законодавством і правилами архівного зберігання.

Запити, які не призвели до надання послуги

Відповідні дані можуть зберігатися протягом розумного строку, як правило, до 12 місяців, з метою опрацювання запиту та захисту законних інтересів Компанії, після чого вони видаляються або анонімізуються, якщо відсутня інша законна підстава для їх подальшого зберігання.

Дані безпеки інформаційних систем

Технічні журнали можуть зберігатися протягом періоду, необхідного для виявлення та розслідування інцидентів безпеки відповідно до внутрішніх політик безпеки.

Після закінчення застосовних строків персональні дані видаляються, знищуються, анонімізуються або архівуються відповідно до вимог законодавства.

14. ЗАХОДИ БЕЗПЕКИ

E-BROKER SYSTEM SRL застосовує технічні та організаційні заходи, що відповідають ризикам, пов’язаним з обробкою персональних даних.

Такі заходи можуть включати:

  • контроль доступу до даних;
  • використання індивідуальних облікових записів;
  • додаткову автентифікацію для доступу до певних систем;
  • обмеження доступу працівників відповідно до їхніх посадових обов’язків;
  • резервне копіювання;
  • захист ІТ-інфраструктури;
  • моніторинг подій безпеки;
  • зобов’язання працівників та підрядників щодо конфіденційності;
  • внутрішні процедури реагування на інциденти безпеки;
  • оновлення та технічне обслуговування інформаційних систем.

Доступ до персональних даних надається лише тим особам, яким такі дані необхідні для виконання професійних обов’язків.

15. ПРАВА СУБ’ЄКТА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Відповідно до умов, передбачених Законом № 195/2024, суб’єкт персональних даних має, залежно від обставин, такі права.

Право на інформацію

Право отримувати чітку та зрозумілу інформацію про те, як обробляються його персональні дані.

Право на доступ

Право отримати підтвердження того, чи обробляє E-BROKER SYSTEM SRL персональні дані особи, а також отримати доступ до відповідних даних.

Право на виправлення

Право вимагати виправлення неточних персональних даних та доповнення неповних даних.

Право на видалення

Суб’єкт персональних даних може вимагати видалення своїх даних у випадках, передбачених законодавством.

Це право не є абсолютним.

Дані не підлягають видаленню, якщо їх подальше зберігання необхідне для виконання юридичного обов’язку, встановлення, здійснення або захисту правових вимог чи в інших випадках, передбачених законом.

Право на обмеження обробки

У випадках, передбачених законом, суб’єкт персональних даних має право вимагати тимчасового обмеження обробки своїх даних.

Право на перенесення даних

У випадках, передбачених законом, суб’єкт персональних даних може вимагати отримання своїх даних у структурованому, загальновживаному та машинозчитуваному форматі.

Право на заперечення

Суб’єкт персональних даних має право заперечувати проти певних видів обробки, що ґрунтуються на законному інтересі оператора, у випадках та на умовах, передбачених законом.

Право на відкликання згоди

Якщо обробка здійснюється на підставі згоди, суб’єкт персональних даних має право відкликати її в будь-який час.

Право не бути об’єктом рішення, заснованого виключно на автоматизованій обробці

Суб’єкт персональних даних користується передбаченим законодавством захистом щодо рішень, заснованих виключно на автоматизованій обробці, які породжують для нього юридичні наслідки або аналогічним чином істотно на нього впливають.

16. АВТОМАТИЗОВАНЕ ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ

У звичайному процесі надання митних послуг через www.e-broker.md E-BROKER SYSTEM SRL не використовує рішення, засновані виключно на автоматизованій обробці персональних даних, які породжують юридичні наслідки для клієнта або аналогічним чином істотно на нього впливають.

ІТ-інструменти, що використовуються для організації документів, забезпечення безпеки або допомоги працівникам, не замінюють професійну оцінку осіб, відповідальних за надання відповідної послуги.

17. ПОРЯДОК РЕАЛІЗАЦІЇ ПРАВ

Для реалізації своїх прав суб’єкт персональних даних може надіслати запит на адресу:

office@e-broker.md

Запит повинен дозволяти ідентифікувати заявника та містити зазначення права, яке він бажає реалізувати.

E-BROKER SYSTEM SRL може запросити додаткову інформацію, якщо вона необхідна для підтвердження особи заявника та запобігання розкриттю персональних даних неуповноваженій особі.

Запити розглядаються у строки та в порядку, встановлених застосовним законодавством.

18. ПРАВО НА ПОДАННЯ СКАРГИ

Якщо особа вважає, що її персональні дані обробляються з порушенням законодавства, вона має право звернутися до:

Національного центру із захисту персональних даних Республіки Молдова

а також до компетентного суду відповідно до законодавства.

Реалізація права на подання скарги не перешкоджає особі попередньо звернутися до E-BROKER SYSTEM SRL для врегулювання питання.

19. ДАНІ ІНШИХ ОСІБ, НАДАНІ КЛІЄНТОМ

Якщо клієнт передає E-BROKER SYSTEM SRL персональні дані іншої особи — наприклад, адміністратора, працівника, водія, представника, одержувача, відправника або уповноваженої особи — клієнт повинен забезпечити наявність законних підстав для передачі відповідної інформації.

E-BROKER SYSTEM SRL використовуватиме такі дані лише в обсязі, необхідному для надання запитуваної послуги та виконання встановлених законом обов’язків.

20. ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ НЕПОВНОЛІТНІХ

Послуги E-BROKER SYSTEM SRL спеціально не призначені для неповнолітніх.

Якщо для виконання конкретної митної операції необхідна обробка персональних даних неповнолітнього, така обробка здійснюватиметься лише за наявності відповідної законної підстави та, коли це необхідно, через законного представника неповнолітнього.

21. ФАЙЛИ COOKIE ТА ПОДІБНІ ТЕХНОЛОГІЇ

Вебсайт www.e-broker.md може використовувати файли cookie та подібні технології, необхідні для:

  • технічного функціонування вебсайту;
  • забезпечення безпеки електронних форм;
  • автентифікації;
  • підтримання користувацьких сесій;
  • запобігання автоматизованому або шахрайському доступу.

Якщо використовуються аналітичні, маркетингові або інші файли cookie чи технології, для яких законодавство вимагає згоди користувача, вони активуватимуться лише з дотриманням відповідних законодавчих вимог.

Додаткова інформація про конкретні категорії використовуваних файлів cookie може бути наведена в окремій Політиці використання файлів cookie, доступній на вебсайті.

22. ПОСИЛАННЯ НА ЗОВНІШНІ РЕСУРСИ

Вебсайт www.e-broker.md може містити посилання на вебсайти державних органів, партнерів або інших третіх осіб.

E-BROKER SYSTEM SRL не контролює порядок обробки персональних даних такими зовнішніми ресурсами.

Користувачам рекомендується ознайомитися з політикою конфіденційності відповідного зовнішнього оператора до надання йому персональних даних.

23. ЗМІНИ ДО ПОЛІТИКИ КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ

E-BROKER SYSTEM SRL може періодично оновлювати цю Політику у випадках:

  • зміни законодавства;
  • зміни послуг, що надаються;
  • впровадження нових інформаційних систем або технологій;
  • зміни способів обробки персональних даних.

Актуальна версія Політики буде опублікована на вебсайті www.e-broker.md із зазначенням дати останнього оновлення.

У разі істотних змін E-BROKER SYSTEM SRL може також використовувати інші розумні способи інформування суб’єктів персональних даних.

24. КОНТАКТНА ІНФОРМАЦІЯ

З усіх питань, пов’язаних із цією Політикою або обробкою персональних даних, можна звернутися:

E-BROKER SYSTEM SRL
IDNO: 1016600013859
MD-2037, вул. Індустріале, 69, офіс 205
мун. Кишинеу, Республіка Молдова

E-mail: office@e-broker.md
Вебсайт: www.e-broker.md