POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE
POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE ȘI PROTECȚIE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Data ultimei actualizări: 23 august 2026
1. Dispoziții generale
E-BROKER SYSTEM SRL acordă o importanță deosebită protecției vieții private și securității datelor cu caracter personal ale clienților, reprezentanților acestora, utilizatorilor paginii web și altor persoane cu care interacționează în cadrul prestării serviciilor vamale.
Prezenta Politică de confidențialitate descrie modul în care E-BROKER SYSTEM SRL colectează, utilizează, transmite, stochează și protejează datele cu caracter personal, precum și drepturile persoanelor vizate.
Prelucrarea datelor se efectuează în conformitate cu:
Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal;
Codul vamal al Republicii Moldova nr. 95/2021;
legislația fiscală, contabilă și vamală aplicabilă;
alte acte normative aplicabile activității E-BROKER SYSTEM SRL.
Prezenta Politică se aplică inclusiv datelor colectate prin intermediul paginii web www.e-broker.md, formularelor electronice, Cabinetului Personal, corespondenței electronice și în cadrul prestării serviciilor de reprezentare și asistență vamală.
2. Operatorul de date cu caracter personal
Operatorul datelor cu caracter personal este:
E-BROKER SYSTEM SRL
IDNO: 1016600013859
Republica Moldova, mun. Chișinău
Sediu de activitate/contact: MD-2037, str. Industrială 69, of. 205
E-mail: office@e-broker.md
Pagina web: www.e-broker.md
Pentru orice întrebare referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de legislație, persoanele vizate se pot adresa la adresa electronică office@e-broker.md.
3. Categoriile de persoane ale căror date pot fi prelucrate
E-BROKER SYSTEM SRL poate prelucra date privind:
clienții persoane fizice;
administratorii, angajații și reprezentanții persoanelor juridice cliente;
exportatorii, importatorii și destinatarii mărfurilor;
transportatorii și conducătorii mijloacelor de transport;
persoanele împuternicite să reprezinte clienții;
furnizorii și partenerii contractuali;
persoanele ale căror date apar în documentele comerciale, de transport sau vamale;
utilizatorii paginii web www.e-broker.md;
utilizatorii Cabinetului Personal;
persoanele care solicită informații, consultații sau servicii prin intermediul formularelor electronice, e-mailului, telefonului sau altor canale de comunicare.
4. Ce date cu caracter personal colectăm
În funcție de serviciul solicitat și de obligațiile legale aplicabile, E-BROKER SYSTEM SRL poate prelucra următoarele categorii de date:
4.1. Date de identificare
nume și prenume;
IDNP;
seria și numărul actului de identitate, atunci când acestea sunt necesare pentru procedura vamală;
semnătura;
date privind împuternicirea/reprezentarea;
alte date de identificare necesare îndeplinirii formalităților vamale.
4.2. Date de contact
număr de telefon;
adresă de e-mail;
adresă poștală, domiciliu sau adresă de livrare, dacă este necesară pentru operațiunea solicitată.
4.3. Date privind persoanele juridice și reprezentanții acestora
denumirea companiei;
IDNO/cod fiscal;
funcția persoanei de contact;
datele administratorilor sau reprezentanților;
datele persoanelor împuternicite;
datele de contact profesionale.
4.4. Date privind operațiunile vamale și comerciale
Pot fi prelucrate informații conținute în:
declarații vamale;
facturi comerciale/invoice;
packing list;
AWB;
CMR;
contracte;
comenzi și confirmări de comandă;
documente de plată;
documente bancare necesare justificării valorii tranzacției;
certificate de origine;
acte permisive;
autorizații, licențe și certificate;
documente privind transportul;
împuterniciri;
corespondența referitoare la operațiunea vamală;
capturi de ecran sau alte dovezi privind achiziția bunurilor;
documente și informații solicitate de Serviciul Vamal sau de alte autorități competente.
4.5. Date despre mijloacele de transport
După caz:
numărul de înmatriculare al capului tractor și/sau remorcii;
informații din CMR;
date privind transportatorul;
date necesare declarării sau tranzitului vamal.
4.6. Date tehnice
În timpul utilizării paginii web sau a Cabinetului Personal pot fi prelucrate automat anumite informații tehnice, cum ar fi:
adresa IP;
data și ora accesării;
informații privind browserul și dispozitivul utilizat;
jurnale tehnice și de securitate;
date privind autentificarea;
informații necesare prevenirii accesului neautorizat și incidentelor de securitate.
5. Date furnizate prin documentele încărcate
Utilizatorii pot transmite prin intermediul formularelor de pe www.e-broker.md documente necesare prestării serviciilor vamale.
Acestea pot conține date cu caracter personal referitoare atât la solicitant, cât și la alte persoane.
Persoana care transmite documentele este responsabilă să furnizeze numai informațiile relevante și necesare pentru serviciul solicitat și să nu transmită date excesive care nu sunt necesare procedurii respective.
În situațiile în care anumite categorii speciale de date sunt incluse în documentele furnizate, acestea vor fi prelucrate numai în măsura în care prelucrarea este necesară și există un temei legal corespunzător.
6. Scopurile prelucrării datelor
E-BROKER SYSTEM SRL prelucrează datele cu caracter personal în principal în următoarele scopuri:
a) Prestarea serviciilor vamale
Inclusiv pentru:
perfectarea declarațiilor vamale de import și export;
declarații H1 și H6;
operațiuni de tranzit;
reprezentarea clientului în relația cu Serviciul Vamal;
clasificarea tarifară a mărfurilor;
determinarea valorii în vamă;
analiza documentelor comerciale și vamale;
consultanță vamală;
solicitarea și gestionarea autorizațiilor și actelor permisive;
întocmirea documentelor necesare procedurilor vamale;
comunicarea cu autoritățile competente.
b) Încheierea și executarea relațiilor contractuale
Datele pot fi prelucrate pentru:
identificarea clientului;
pregătirea și executarea contractelor;
gestionarea solicitărilor;
facturarea serviciilor;
evidența operațiunilor;
comunicarea cu clientul.
c) Îndeplinirea obligațiilor legale
E-BROKER SYSTEM SRL, în calitate de reprezentant vamal, este obligată să păstreze și să prezinte anumite documente și informații autorităților competente, în cazurile și pentru perioadele prevăzute de legislație.
d) Gestionarea Cabinetului Personal
Datele sunt utilizate pentru:
crearea contului clientului;
autentificare;
verificarea identității utilizatorului;
accesul la arhiva documentelor și declarațiilor;
schimbul securizat de documente;
administrarea drepturilor de acces;
securizarea contului.
e) Comunicarea cu persoanele interesate
Datele pot fi utilizate pentru a răspunde:
solicitărilor transmise prin formularele site-ului;
solicitărilor de consultanță;
mesajelor expediate prin e-mail;
solicitărilor telefonice sau prin alte canale de comunicare.
f) Securitatea sistemelor informatice
Pot fi prelucrate date tehnice pentru:
protejarea paginii web și a Cabinetului Personal;
prevenirea accesului neautorizat;
detectarea tentativelor de fraudă;
identificarea incidentelor tehnice;
protejarea infrastructurii informatice și a documentelor clienților.
g) Protejarea drepturilor și intereselor legitime ale companiei
Inclusiv pentru:
constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță;
soluționarea reclamațiilor și litigiilor;
prevenirea fraudelor;
păstrarea evidenței operațiunilor efectuate.
7. Temeiul juridic al prelucrării
În funcție de situație, prelucrarea datelor se bazează pe unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri:
Executarea unui contract sau efectuarea demersurilor înaintea încheierii acestuia
Atunci când datele sunt necesare pentru prestarea serviciului solicitat de client.
Îndeplinirea unei obligații legale
Atunci când E-BROKER SYSTEM SRL trebuie să prelucreze sau să păstreze informații în conformitate cu legislația vamală, fiscală, contabilă sau alte obligații legale.
Interesul legitim al E-BROKER SYSTEM SRL
De exemplu:
securizarea sistemelor informatice;
prevenirea fraudei;
administrarea relației cu clienții;
protejarea drepturilor companiei;
menținerea evidențelor necesare activității.
Interesul legitim va fi utilizat numai atunci când acesta nu prevalează asupra drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate.
Consimțământul
Consimțământul este utilizat numai atunci când legislația îl impune sau când prelucrarea nu poate fi întemeiată pe un alt temei legal.
Persoana vizată își poate retrage consimțământul în orice moment, fără ca retragerea să afecteze legalitatea prelucrării efectuate anterior.
8. Caracterul obligatoriu al anumitor date
Pentru perfectarea formalităților vamale, anumite informații sunt obligatorii conform legislației sau necesare pentru executarea serviciului solicitat.
În lipsa acestora, E-BROKER SYSTEM SRL poate fi în imposibilitatea de a:
identifica persoana reprezentată;
verifica documentele comerciale;
întocmi declarația vamală;
depune documentele către autoritățile vamale;
presta serviciul solicitat.
Prin urmare, refuzul furnizării datelor obligatorii poate conduce la imposibilitatea prestării serviciului.
9. Cui putem transmite datele
E-BROKER SYSTEM SRL nu comercializează și nu vinde datele cu caracter personal.
Datele pot fi comunicate, atunci când este necesar și permis de lege, către:
Serviciul Vamal al Republicii Moldova;
alte autorități și instituții publice competente;
instituții implicate în eliberarea actelor permisive sau certificatelor;
operatori poștali și transportatori, atunci când acest lucru este necesar operațiunii;
furnizori de servicii informatice, hosting, mentenanță și securitate;
furnizori de servicii de e-mail și comunicații;
furnizori de servicii contabile sau juridice;
instanțe de judecată, organe de urmărire penală sau alte autorități, în cazurile prevăzute de lege;
alte persoane împuternicite de operator care furnizează servicii necesare activității E-BROKER SYSTEM SRL.
Persoanele împuternicite care prelucrează date în numele E-BROKER SYSTEM SRL sunt obligate să respecte cerințele de confidențialitate și securitate stabilite de legislație și de relațiile contractuale aplicabile.
10. Serviciul Google reCAPTCHA
Pentru protejarea formularelor electronice împotriva mesajelor automate, spamului și tentativelor de utilizare abuzivă, pagina www.e-broker.md utilizează serviciul Google reCAPTCHA.
În cadrul utilizării acestui serviciu, Google poate prelucra anumite date tehnice, cum ar fi adresa IP, informații despre dispozitiv și interacțiunea utilizatorului cu pagina web.
Utilizarea reCAPTCHA este supusă Politicii de confidențialitate și Termenilor de utilizare Google.
11. Transferul datelor în afara Republicii Moldova
În cadrul utilizării anumitor servicii tehnologice furnizate de prestatori internaționali, unele date tehnice pot fi prelucrate pe infrastructuri situate în afara Republicii Moldova.
În asemenea situații, E-BROKER SYSTEM SRL va urmări ca transferul datelor să fie efectuat numai în condițiile prevăzute de legislația privind protecția datelor cu caracter personal și cu aplicarea garanțiilor corespunzătoare.
12. Cabinetul Personal și securitatea accesului
Cabinetul Personal reprezintă un spațiu electronic destinat clienților E-BROKER SYSTEM SRL și poate conține documente și informații aferente operațiunilor vamale.
Pentru reducerea riscului accesului neautorizat sunt utilizate mecanisme suplimentare de autentificare și securitate.
Utilizatorul are obligația:
să păstreze confidențiale datele sale de autentificare;
să nu transmită parola sau mijloacele de autentificare altor persoane;
să informeze E-BROKER SYSTEM SRL atunci când suspectează accesarea neautorizată a contului.
13. Perioada de păstrare a datelor
E-BROKER SYSTEM SRL păstrează datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care acestea au fost colectate și pentru respectarea obligațiilor legale.
În particular:
Documentele aferente operațiunilor vamale
Sunt păstrate pentru perioada prevăzută de legislația vamală aplicabilă, de regulă minimum 5 ani, sau pentru o perioadă mai mare atunci când legea impune aceasta ori există un control, litigiu sau altă procedură în desfășurare.
Documentele contractuale, contabile și fiscale
Se păstrează pentru perioadele impuse de legislația contabilă, fiscală și de arhivare.
Solicitările care nu au condus la prestarea unui serviciu
Datele pot fi păstrate pentru o perioadă rezonabilă, de regulă de până la 12 luni, pentru gestionarea solicitării și protejarea intereselor legitime ale companiei, după care vor fi șterse sau anonimizate dacă nu există un alt temei pentru păstrarea lor.
Datele privind securitatea sistemelor informatice
Jurnalele tehnice pot fi păstrate pe durata necesară identificării și investigării incidentelor de securitate, conform politicilor interne de securitate.
După expirarea termenelor aplicabile, datele vor fi șterse, distruse, anonimizate sau arhivate în condițiile prevăzute de lege.
14. Măsuri de securitate
E-BROKER SYSTEM SRL aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor asociate prelucrării datelor.
Aceste măsuri pot include:
controlul accesului la date;
utilizarea conturilor individuale;
autentificare suplimentară pentru accesul la anumite sisteme;
limitarea accesului angajaților în funcție de atribuțiile de serviciu;
copii de siguranță;
protejarea infrastructurii informatice;
monitorizarea evenimentelor de securitate;
obligații de confidențialitate pentru angajați și colaboratori;
proceduri interne pentru gestionarea incidentelor de securitate;
actualizarea și întreținerea sistemelor informatice.
Accesul la date este acordat numai persoanelor care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor profesionale.
15. Drepturile persoanei vizate
În condițiile stabilite de Legea nr. 195/2024, persoana vizată poate beneficia, după caz, de următoarele drepturi:
Dreptul la informare
Dreptul de a primi informații clare privind modul în care îi sunt prelucrate datele.
Dreptul de acces
Dreptul de a solicita confirmarea faptului că E-BROKER SYSTEM SRL prelucrează datele sale și de a obține acces la acestea.
Dreptul la rectificare
Dreptul de a solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete.
Dreptul la ștergerea datelor
Persoana poate solicita ștergerea datelor în situațiile prevăzute de lege.
Acest drept nu este absolut. Datele nu vor putea fi șterse atunci când păstrarea lor este necesară pentru respectarea unei obligații legale, pentru exercitarea unui drept sau pentru apărarea unui drept în instanță.
Dreptul la restricționarea prelucrării
În cazurile prevăzute de lege, persoana poate solicita limitarea temporară a utilizării datelor sale.
Dreptul la portabilitatea datelor
În situațiile prevăzute de lege, persoana poate solicita primirea datelor într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.
Dreptul la opoziție
Persoana poate formula opoziție față de anumite prelucrări întemeiate pe interesul legitim al operatorului.
Dreptul de retragere a consimțământului
Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment.
Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată
Persoana beneficiază de protecția prevăzută de lege împotriva deciziilor exclusiv automatizate care produc efecte juridice sau o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.
16. Decizii automatizate
E-BROKER SYSTEM SRL nu utilizează, în cadrul prestării obișnuite a serviciilor vamale prin www.e-broker.md, procese decizionale bazate exclusiv pe prelucrare automatizată care să producă efecte juridice asupra clientului sau să îl afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă.
Instrumentele informatice utilizate pentru organizarea documentelor, securitate sau facilitarea activității personalului nu înlocuiesc decizia profesională a persoanelor responsabile de prestarea serviciului.
17. Exercitarea drepturilor
Pentru exercitarea drepturilor sale, persoana vizată poate transmite o solicitare la:
Solicitarea trebuie să permită identificarea persoanei și a dreptului pe care aceasta dorește să îl exercite.
E-BROKER SYSTEM SRL poate solicita informații suplimentare atunci când acestea sunt necesare pentru verificarea identității solicitantului și prevenirea divulgării datelor către persoane neautorizate.
Solicitările vor fi examinate în termenele și condițiile stabilite de legislația aplicabilă.
18. Dreptul de a depune o plângere
În cazul în care o persoană consideră că datele sale cu caracter personal sunt prelucrate contrar legislației, aceasta are dreptul să se adreseze:
Centrului Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova
precum și instanței de judecată competente, în condițiile legii.
Exercitarea dreptului de a depune o plângere nu împiedică persoana să contacteze în prealabil E-BROKER SYSTEM SRL pentru soluționarea situației.
19. Date privind alte persoane furnizate de client
În cazul în care un client transmite către E-BROKER SYSTEM SRL date cu caracter personal referitoare la o altă persoană – de exemplu administrator, angajat, conducător auto, reprezentant, destinatar, expeditor sau persoană împuternicită – clientul trebuie să se asigure că transmiterea acestor informații este legală.
E-BROKER SYSTEM SRL va utiliza aceste date exclusiv în măsura necesară prestării serviciului și respectării obligațiilor legale.
20. Minori
Serviciile E-BROKER SYSTEM SRL nu sunt destinate în mod special minorilor.
În situația în care, pentru o anumită operațiune vamală, este necesară prelucrarea datelor unui minor, aceasta va fi efectuată numai în baza unui temei legal corespunzător și, atunci când este necesar, prin intermediul reprezentantului legal.
21. Cookie-uri și tehnologii similare
Pagina www.e-broker.md poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare necesare pentru:
funcționarea tehnică a site-ului;
securitatea formularelor;
autentificare;
menținerea sesiunilor utilizatorilor;
prevenirea accesului automatizat sau fraudulos.
În cazul utilizării cookie-urilor analitice, de marketing sau a altor tehnologii care necesită consimțământ conform legislației, acestea vor fi activate numai în condițiile prevăzute de lege.
Informații suplimentare privind categoriile concrete de cookie-uri utilizate pot fi prezentate într-o Politică privind cookie-urile disponibilă pe pagina web.
22. Linkuri către pagini externe
Pagina www.e-broker.md poate conține linkuri către pagini web administrate de autorități publice, parteneri sau alți terți.
E-BROKER SYSTEM SRL nu controlează modul în care aceste pagini externe prelucrează datele cu caracter personal.
Utilizatorilor li se recomandă să consulte politica de confidențialitate a fiecărui operator extern înainte de furnizarea datelor personale.
23. Modificarea Politicii de confidențialitate
E-BROKER SYSTEM SRL poate actualiza prezenta Politică atunci când:
se modifică legislația;
se modifică serviciile oferite;
sunt introduse noi sisteme sau tehnologii;
se schimbă modalitățile de prelucrare a datelor.
Versiunea actualizată va fi publicată pe pagina www.e-broker.md, fiind indicată data ultimei actualizări.
În cazul modificărilor semnificative, E-BROKER SYSTEM SRL poate utiliza și alte modalități rezonabile pentru informarea persoanelor vizate.
24. Contact
Pentru orice întrebare privind prezenta Politică sau privind protecția datelor cu caracter personal:
E-BROKER SYSTEM SRL
IDNO: 1016600013859
MD-2037, str. Industrială 69, of. 205
mun. Chișinău, Republica Moldova
E-mail: office@e-broker.md
Web: www.e-broker.md
Prin utilizarea serviciilor E-BROKER SYSTEM SRL și transmiterea datelor prin intermediul www.e-broker.md, persoana vizată confirmă că a avut posibilitatea de a lua cunoștință de prezenta Politică de confidențialitate.